Governança de TI
Os processos e fluxos de TI aqui descritos, englobam os processos mapeados e documentados acerca dos projetos, serviços e contratações de TI, desde sua requisição até a finalização do mesmo. Vale lembrar que não são abordados aspectos técnicos dos processos, mas, em alto nível, os passos que envolvem sua execução.
Projetos de TI
Um projeto é um esforço temporário para se atingir a um objetivo único possuindo data de início e fim bem delimitados. Sendo assim, diferencia-se dos Serviços que tratam de trabalhos realizados de maneira contínua. Atualmente os projetos atendidos pela STI envolvem: Desenvolvimento de Sistemas, Desenvolvimento de Sítios Institucionais, Projetos de Infraestrutura de TI, bem como Contratações de TI.
Na figura a seguir pode ser visualizado o fluxo geral (macrofluxo) de Projetos de TI da UFC
Serviços de TI
Um Serviço é um trabalho contínuo para entregar produtos com baixo nível de customização (trabalho padronizado). Sendo assim, diferencia-se dos Projetos que, por sua vez, envolvem um esforço temporário para se atingir a um objetivo único. São exemplos de serviços prestados pela STI: Criação de email institucional; Manutenção de computadores; Manutenção de sistemas; Publicação e atualização de conteúdos no portal institucional; e outros.
Na figura a seguir pode ser visualizado o fluxo geral (macrofluxo) de Serviços de TI da UFC
Contratações de TI
As contratações de soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) são regidas pela Instrução Normativa SGD/ME nº 31, de 23 de março de 2021. (IN 31/2021)
Para fins de contratações de soluções de TIC, no âmbito da Universidade Federal do Ceará (UFC), ainda devem ser consideradas as diretrizes constantes:
- Na INSTRUÇÃO Na RESOLUÇÃO Nº 1/CATI, DE 21 DE JULHO DE 2020, que regulamenta e disciplina as contratações de soluções de Tecnologia da Informação (TI) da Universidade Federal do Ceará;
- E na RESOLUÇÃO Nº 2/CATI, DE 10 DE MAIO DE 2016, que aprova, regulamenta e disciplina a Política para Aquisição de Software e Serviços Correlatos (PASS).
Na UFC, anualmente, é realizado um processo de levantamento e consolidação de demandas de TIC.
As demandas institucionais contemplam soluções que o seu escopo abrange várias unidades organizacionais da instituição.
O Processo de levantamento e consolidação de demandas institucionais de TIC é descrito a seguir:
- Na última reunião ordinária do Comitê Administrativo de Tecnologia da Informação (CATI) no ano vigente, são definidas as datas para envio dos Documentos de Intenção de Demandas (DIDs) e período para cadastro dos itens no sistema Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) no ano seguinte.
- Seguindo os prazos pré-estabelecidos, no ano seguinte, as áreas demandantes (incluindo a Superintendência de Tecnologia da Informação STI), enviam à STI as planilhas previamente disponibilizadas preenchidas com as suas demandas institucionais de TIC.
- A STI recebe as planilhas, verifica se estão em conformidade e faz uma consolidação dessas demandas.
- Após a consolidação a STI sugere uma proposta de aquisições, baseada nas informações orçamentárias fornecidas pela Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD), para avaliação do CATI em reunião ordinária.
- O CATI aprecia e valida a proposta apresentada pela STI, de maneira a priorizar as demandas.
- Após a apreciação, priorização e aprovação do CATI, a STI inicia o cadastro dos itens no sistema PGC, que compõem o Plano Anual de Contratações (PAC).
- No ano seguinte, o processo de Contratação de Solução de TIC é executado, seguindo as prioridades definidas e as determinações da Instrução Normativa SGD/ME nº 31, de 23 de março de 2021, e suas possíveis alterações.
Na figura a seguir pode ser visualizado o fluxo do Processo de levantamento e consolidação de demandas institucionais de TIC:
Com relação ao Processo de levantamento e consolidação de demandas específicas de TIC, o fluxo é descrito a seguir:
- Na última reunião ordinária do Comitê Administrativo de Tecnologia da Informação (CATI) no ano vigente são definidas as datas para envio das intenções de demandas das unidades e período para cadastro dos itens no sistema Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) no ano seguinte.
- Seguindo os prazos pré-estabelecidos, no ano seguinte, as áreas demandantes (incluindo a Superintendência de Tecnologia da Informação STI) enviam suas intenções de demandas para a STI.
- No caso de intenções de demandas específicas, tais demandas devem ser enviadas através de Documentos de Intenção de Demandas (DIDs) com estimativas de quantitativos e preços.
- A STI recebe as intenções de demandas específicas, verifica se estão em conformidade, analisa se tais intenções se classificam como demandas de TIC, e faz uma consolidação dessas demandas a serem apreciadas pelo CATI.
- Com base em informações orçamentárias fornecidas pela Pró-Reitoria de Planejamento e Administração (PROPLAD), o CATI avaliará e priorizará a continuidade de tais aquisições específicas, em reunião ordinária.
- Após a apreciação, priorização e aprovação do CATI, a STI inicia o cadastro dos itens específicos no sistema PGC, que compõem o Plano Anual de Contratações (PAC).
- No ano seguinte, o processo de Contratação de Solução de TIC é executado, seguindo as prioridades definidas e as determinações da Instrução Normativa SGD/ME nº 31, de 23 de março de 2021, e suas possíveis alterações.
Os itens cadastrados no PGC vigente podem ser consultados aqui
Como mencionado, após os processos de Levantamento e Consolidação de demandas de TIC (institucionais e específicas) realizados no ano vigente, no ano posterior o Processo de Contratação de Soluções de TIC é executado. Esse processo é dividido em três fases ou subprocessos: Planejamento da Contratação; Seleção do Fornecedor; e Gestão do Contrato.
A STI executa a fase ou subprocesso denominado Planejamento da Contratação de TIC das demandas institucionais seguindo as prioridades definidas pelo CATI e as determinações, e diretrizes da Instrução Normativa SGD/ME nº 31, de 23 de março de 2021, e suas possíveis alterações, bem como das normativas internas da UFC relativas às contratações de TIC.
Etapas do Planejamento de Contratações
| Etapas/Ações do processo | |
| Fase 1: | Abrir processo de Aquisição ou Contratação no SEI (ver processos de aquisição de materiais ou contratação de serviços);Incluir Documento de Oficialização da Demanda – DOD (PROPLAD142) |
| Fase 2: | Termo de Indicação e Ciência da Equipe de Planejamento da Contratação (PROPLAD112A) |
| Enviar processo para PROPLAD para criação da Portaria de Designação da Equipe de Planejamento | |
| Fase 2b | Portaria de Designação da Equipe de Planejamento da Contratação pela PROPLAD |
| Fase 3a: | Elaboração do Estudo Técnico Preliminar Digital |
| Fase 3b: | Termo de responsabilidade ETP Digital (PROPLAD173) |
| OBSERVAÇÃO | -Caso o servidor não tenha acesso ao Sistema ETP Digital: Pedir abertura via SEI do Processo tipo Administração Geral: Cadastro/alteração de Usuário (SIAF, SIASG, SICONV)Formulário:PROPLAD030Categoria de Usuário FASEINT1. -Para Melhor uso do Sistema Consultar Manual |
| Fase 4a | Pesquisa de Preço |
| Fase 4b | Comprovantes da Pesquisa e Planilha de Consolidação de preços |
| Fase 4c | Termo de Responsabilidade da Pesquisa de Preço (PROPLAD001) |
| Fase 5: | Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico (PROPLAD024a) |
| Fase 6: | Elaboração do Mapa de Gerenciamento de Riscos (PROPLAD023A) |
| Fase 7: | Termo de Indicação e Ciência da Equipe de Fiscalização da Contratação (PROPLAD127A) |
Vale salientar que o planejamento da contratação específica de TIC é conduzido pela própria unidade demandante.
Na figura a seguir pode ser visualizado o fluxo do Processo de Planejamento de Contratação de TIC:
